Obowiązki Partnerów

Szanowni Państwo,

poniżej prezentujemy zasady rozliczenia i dofinansowania Parafiadowych Imprez Regionalnych 2017.

ZASADY PRZEKAZYWANIA i WYDATKOWANIA ŚRODKÓW:
1. Wszystkie środki finansowe (zarówno z dotacji, jak i własne) muszą być wydane zgodnie z załączoną do Porozumienia
o współpracy kalkulacją kosztów i zapisami w niej zawartymi odnośnie sposobu ich wydatkowania (rodzaje sprzętu
sportowego, inne koszty bezpośrednie itp.)
2. Środki finansowe przekazywane będą Partnerom w postaci uzgodnionych zgodnie z załącznikiem nr 3 do
porozumienia, a także wypłacane bezpośrednio wierzycielom na podstawie faktur i rachunków. Pozostająca kwota
należna zostanie przekazana po przyjęciu poprawnego rozliczenia merytorycznego i rzeczowo-finansowego.
OBOWIĄZKI INFORMACYJNE
1. Najpóźniej 10 dni przed wydarzeniem należy utworzyć zapowiedź w serwisie REGIO.
2. Podczas wydarzenia należy wyeksponować banery Stowarzyszenia oraz zadbać o przekazanie informacji o
ogólnopolskim organizatorze projektu – Stowarzyszeniu Parafiada oraz o dofinansowaniu zadania ze środków
Ministerstwa Sportu i Turystyki. Te informacje powinny się znaleźć we wszystkich materiałach prasowych
publikowanych w związku z imprezą!
3. Najpóźniej 3 dni od daty zakończenia Parafiady należy w serwisie REGIO dodać wpis z relacją z wydarzenia wraz
z galerią zdjęć dokumentujących.
OBOWIĄZKI SPRAWOZDAWCZE
Rozliczenie zadania musi nastąpić do 14 dni od daty zakończenia zadania. Jego brak w w/w terminie może spowodować
wstrzymanie wypłaty pozostającej kwoty należnej oraz wymagalność zwrotu wszystkich środków związanych z realizacją
imprez organizowanych przez Organizatora Regionalnego.
SPRAWOZDANIE MERYTORYCZNE
Sprawozdanie merytoryczne musi zawierać w sobie wszystkie punkty wyszczególnione we wzorze. Ponadto wymagane jest
dołączenie:
1. Notatka (wg wzoru) – podpisana przez Organizatora (stanowi poświadczenie ilości osób dla Min. Sportu)
2. Dokumentacja (wycinki prasowe, ankiety (wg wzoru) itp.)
3. Zamieszczona informacja w serwisie REGIO
4. Dla Parafiad Regionalnych dodatkowo:
1. Wyniki szczegółowe
2. Protokół z wyłonienia najlepszych reprezentacji (wg wzoru)
3. Karta informacyjna o najlepszych reprezentacjach (wg wzoru)
4. Skład Komitetu Organizacyjnego (wg wzoru)
Przypominamy, że sprawozdanie merytoryczne jest równie ważne jak finansowe i jego brak lub zbyt ogólne potraktowanie
może spowodować wstrzymanie wypłaty pozostającej kwoty należnej oraz wymagalność zwrotu wszystkich środków
związanych z realizacją imprez organizowanych przez Organizatora Regionalnego.
SPRAWOZDANIE FINANSOWE
1. Organizator Regionalny zobowiązany jest do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej oraz przechowywania
rachunków i faktur związanych z realizacją programu przez okres 5 lat.
2. Podstawą rozliczenia finansowego jest rozliczenie rzeczowo-finansowe (wg wzoru udostępnionego w serwisie REGIO)
oraz dokumenty księgowe tj. wszystkie faktury i rachunki dokumentujące wydatki ujęte w kosztorysie – zarówno ze
środków Stowarzyszenia, jak i ze środków własnych Organizatora Regionalnego.
3. Zasady rozliczenia:
A. Koszty z wkładu własnego – Organizator Regionalny pokrywa ze swoich środków i dokumentuje fakturami
wystawionymi na siebie – do sprawozdania należy dołączyć kopie tych faktur.
B. Obowiązkowy opis na wszystkich dokumentach księgowych, zarówno dotacyjnych, jak i z wkładu własnego:
„Wydatek poniesiony w związku z organizacją <<NAZWA IMPREZY>> w <<MIEJSCOWOŚĆ>> w dniu <<DATA>>,
realizowanej w ramach ogólnopolskiego programu „Parafiadowe Imprezy Regionalne 2017”, koordynowanego
przez Stowarzyszenie Parafiada w Warszawie we współpracy z Ministerstwem Sportu i Turystyki”.
ZASADY ROZLICZANIA I DOFINANSOWANIA
PARAFIADOWYCH IMPREZ REGIONALNYCH 2017
C. Koszty ze środków Stowarzyszenia – rozliczenie bezpośrednie – wszystkie faktury i rachunki ze środków
Stowarzyszenia są wystawiane na Stowarzyszenie Parafiada.
Możliwe są cztery sposoby rozliczenia poszczególnych kosztów:
i. Faktury gotówkowe pokryte z zaliczki otrzymanej od Stowarzyszenia na podstawie porozumienia zgodnie
z załącznikiem nr 3.
ii. Faktury przelewowe, płatne przez Stowarzyszenie Parafiada.
iii. Rachunki umów zleceń. Wszelkie koszty obsługi pokryte ze środków Stowarzyszenia płaci
Stowarzyszenie przelewem na konto zleceniobiorcy oraz bezpośrednio do ZUS i US. Obowiązkiem
Organizatora Regionalnego jest dostarczyć Stowarzyszeniu dane osobowe zleceniobiorców niezbędne do
sporządzenia umowy-zlecenia za pomocą druku Oświadczenia Zleceniobiorcy najpóźniej 10 dni przed
rozpoczęciem imprezy.
Stosowny druk będzie dostępny w serwisach Stowarzyszenia, można go również uzyskać od koordynatora.
Stowarzyszenie zobowiązuje się sporządzić stosowne umowy i przesłać je zleceniobiorcom wraz
z rachunkami, a także wypłacić należne środki oraz opłacić wszystkie należne składki i podatki najpóźniej
7 dni po zakończeniu imprezy.
UWAGA: w przypadku niedostarczenia w określonym wyżej terminie lub dostarczenia błędnie
wypełnionych Oświadczeń Zleceniobiorcy – umowa nie będzie mogła być sporządzona, a środki z dotacji
nie zostaną wypłacone, lecz zwrócone do Ministerstwa Sportu i Turystyki.
iv. Faktury gotówkowe płatne ze środków Organizatora, refundowane przez Stowarzyszenie po przyjęciu
rozliczenia merytorycznego i rzeczowo-finansowego.
UWAGA: Wszystkie faktury wystawione na Stowarzyszenie Parafiada należy natychmiast po ich zgromadzeniu przekazać
listem poleconym do Stowarzyszenia. Należy także poinformować koordynatora o wysłaniu zestawu takich dokumentów.
Ostateczny termin nadania faktur mija 3 dni po zakończeniu imprezy – należy to uwzględnić przy czynieniu ustaleń
z dostawcami i sprzedawcami. Wynika to z wprowadzonego od tego roku obowiązku składania rozliczeń VAT przez
Stowarzyszenie za każdy miesiąc – nie może być żadnych opóźnień w obiegu dokumentacji.
UWAGA 2: w bieżącym roku dla zachowania jednolitego, przejrzystego i wolnego od błędów obiegu dokumentów
wymagane jest wydrukowanie również faktur elektronicznych nie wymagających podpisu. Przesłanie faktury
przelewowej drogą elektroniczną nie będzie podstawą do jej opłacenia.
Rozliczenie rzeczowo-finansowe należy złożyć razem ze sprawozdaniem merytorycznym w terminie do 14 dni po
zakończeniu imprezy. Do rozliczenia należy dołączyć:
1. Zestawienie faktur (wg wzoru)
2. Opisane kopie faktur z wkładu własnego
D. Oryginały rachunków/faktur pozostające w dokumentacji Organizatora Regionalnego (czyli te, które zostały
wystawione na Organizatora Regionalnego) muszą być opatrzone takim samym opisem, jak faktury i rachunki
wystawione na Stowarzyszenie – patrz wzór opisu w punkcie B.
E. W kategorii sprzęt sportowy po stronie kosztów ze środków Stowarzyszenia nie można rozliczać żadnych elementów
ubioru.
F. W kategorii transport po stronie kosztów ze środków Stowarzyszenia będą rozliczane wyłącznie faktury za usługi
przewozu uczestników bądź sprzętu – nie ma możliwości rozliczania ŻADNYCH faktur paliwowych ani biletów.
G. W kategorii inne koszty bezpośrednie po stronie kosztów ze środków Stowarzyszenia nie będą rozliczane koszty
nagród, tonerów, strojów. Wszelkie wątpliwości prosimy przy planowaniu wydatków konsultować
z koordynatorem.
W przypadku wątpliwości zawsze należy kontaktować się z koordynatorem programu p. Wojciechem Wardaszko tel.
728 820 605 lub 505 215 862 albo poprzez adres email: wojciech.wardaszko@parafiada.pl