Wytyczne finansowe 2016

Szanowni Państwo

Poniżej chcielibyśmy przedstawić kilka informacji i wskazówek dla Państwa odnośnie programu Ruch Rzeźbi Umysł, Serce i Ciało na rok 2016 – to jest Parafiad Regionalnych, Festynów Sportowo-Rekreacyjnych i innych Imprez Regionalnych.

Najważniejsze informacje odnośnie finansowania:

Już w zeszłym roku odeszliśmy od rozliczania za pomocą Not Księgowych. W  roku 2016, tak samo jak wcześniej, wszystkie koszty z dotacji Ministerstwa Sportu i Turystyki przekazanej Partnerom przez Stowarzyszenie będą dokumentowane fakturami oraz umowami wystawionymi na Stowarzyszenie Parafiada. W związku z tym każdy dokument pochodzący od Partnera powinien być opatrzony jego pieczątką lub czytelnym opisem, by można było łatwo przypisać konkretne koszty do konkretnych imprez.

Wymagania odnośnie wkładu (20% wszystkich kosztów) własnego się nie zmieniły.

W praktyce oznacza to, że   oznacza to, że trzeba będzie pozyskać i udokumentować fakturami lub umowami na siebie kwotę równą minimum jednej czwartej otrzymanej od nas dotacji: np. 250 złotych na każdy tysiąc otrzymany od Stowarzyszenia. Te 250 po dodaniu do tysiąca z dotacji dadzą 20% sumy – 1250 zł.

 

Koszty własne Partnerów powinny być dokumentowane fakturami własnymi Partnerów (tj. wystawionymi na Partnera, a nie na inny podmiot). Dotyczy to kwoty minimum 20% sumy kosztów znanej z poprzednich lat. Na każdej takiej fakturze powinien znaleźć się opis informujący, że te koszty  zostały poniesione w związku z organizacją konkretnej imprezy wraz z jej nazwą i datą.

Poniżej przykład opisu:

Wymieniony drugostronnie sprzęt sportowy został zakupiony ze środków własnych w kwocie 150 zł na potrzeby realizacji Festynu Sportowo-Rekreacyjnego z okazji Dnia Dziecka w Siemiatyczach Śląskich w dniu 1.06.2016 w ramach programu „Ruch Rzeźbi Umysł, Serce i Ciało 2015” realizowanego we współpracy ze Stowarzyszeniem Parafiada im. św. Józefa Kalasancjusza w Warszawie.

Tak opisane faktury po przesłaniu nam ich zestawienia będziemy mogli wykazać w Ministerstwie jako wkład własny.

Jeśli chodzi o koszty z dotacji, z każdym z partnerów będziemy ustalać procedury przekazania środków na etapie podpisywania porozumienia o współpracy. Wchodzą tu w grę zarówno faktury przelewowe płacone przez Stowarzyszenie, jak i transze zaliczek do płacenia gotówką na miejscu. W podstawowym założeniu każdemu z Partnerów po podpisaniu Porozumienia przekażemy na konto połowę przyznanej dotacji, a resztę rozliczymy na podstawie indywidualnych ustaleń płacąc za faktury przelewowe lub zwracając za opłacone faktury gotówkowe drugą transzą. Oczywiście obowiązują proste zasady:

  • na jednej fakturze znajdować się może tylko jedna kategoria kosztów (np. tylko transport, albo tylko żywność. Nie może być np.: Kiełbasa i naczynia jednorazowe na tym samym dokumencie)
  • Im mniej faktur tym lepiej. Preferujemy duże faktury wykorzystujące np. całość lub połowę środków na daną pozycję kosztorysu. Ułatwia to rozliczenia i przyspiesza ewentualny zwrot poniesionych kosztów.

W przypadku przekroczenia kwoty dotacji wygenerowanymi kosztami (mowa o sumie kwot faktur na Stowarzyszenie) Partnerzy będą zobowiązani do wpłacenia darowizny na kwotę, o którą przekroczyli dotację, by pokryć wygenerowane dla Stowarzyszenia koszty. Kwota przekroczenia będzie się liczyć do wkładu własnego Partnera pod warunkiem przekazania darowizny.

UWAGA: Poniższy fragment polecam szczególnej uwadze wszystkich, którzy chcą z dotacji sfinansować koszty obsługi. W roku 2015 było trochę błędów z tym związanych.

Koszty obsługi pokryte ze środków Ministerstwa to dotowane umowy z sędziami, obsługą techniczną, instruktorską i medyczną. Jeżeli nie mogą Państwo uzyskać na takie usługi faktury wystawionej na Stowarzyszenie, sami wystawimy umowy dla konkretnych osób. Umowy takie muszą być wystawione najpóźniej w dniu imprezy, w związku z tym dla każda osoba powinna wypełnić kwestionariusz osobowy według wzoru zamieszczonego na stronie www.parafiada.pl. Wypełnione kwestionariusze należy przesłać do Stowarzyszenia najpóźniej 10 dni przed imprezą drogą mailową (skany) lub listem poleconym. Proszę zwrócić uwagę, by w każdym kwestionariuszu znalazł się poprawny numer konta osoby, z którą podpisujemy umowę oraz aktualne informacje o jego statusie (zatrudniony, student, bezrobotny itp.), a także tytuł i kwota umowy brutto.

Po zapoznaniu się z opinią Ministerstwa informujemy, że praca wolontariuszy nie będzie wyceniania ani uznana za wkład własny w tym konkursie. Jest natomiast bardzo wskazana jako wkład rzeczowy (wartość dodana) do projektu. Aby wykazać pracę wolontariuszy, należy spisać z nimi porozumienia oraz prowadzić kartę pracy wolontariusza, wg. wzorów dostępnych na stronach internetowych, np. tutaj:

http://www.um.ostrowiec.pl/download/for-citizen/wzor_porozumienie_wolontariat_1.doc

http://www.um.ostrowiec.pl/download/for-citizen/KARTA_CZASU_PRACY_WOLONTARIUSZA.doc

Wytyczne dotyczące przygotowywania kosztorysów:

Wszystkich Państwa bardzo prosimy o realną, niezawyżoną ocenę kosztów związanych z realizacją imprezy. Dotyczy to zwłaszcza tzw. wskaźnika kosztu na uczestnika, który powinien wynosić nie mniej niż 2 złote i nie więcej niż 15 złotych na osobę – mowa o kosztach pokrytych z dotacji.

Koszty kwalifikowalne (takie, za które Stowarzyszenie może zapłacić) to:

– zakup drobnego sprzętu sportowego (piłki, siatki, rakietki, piłeczki, pachołki, liny itp.)

-transport związany bezpośrednio z imprezą – musi to jednoznacznie wskazywać opis sprzedanej usługi na fakturze (kiedy, skąd, dokąd i kogo przewieziono, np.: Przewóz uczestników na Parafiadę Regionalną w Siemiatyczach Śląskich w dniu 1.06.2016)

 – wynajem obiektów i sprzętu – wynajem sal gimnastycznych, kortów, boisk, przenośnego sprzętu do rekreacji (strzelnice, dmuchańce, trampoliny itp.), także toalety przenośne.

– koszty obsługi sędziowskiej, technicznej, medycznej i instruktorskiej – w trakcie imprez. Jak to już było zaznaczone w innym miejscu, wystawienie i opłacenie umów leży po stronie Stowarzyszenia, dlatego prosimy o przesyłanie kwestionariuszy osobowych osób obsługujących zadanie z odpowiednim wyprzedzeniem.

– wyżywienie (w tym catering).

– zakwaterowanie – tylko w wyjątkowych sytuacjach po podaniu rzetelnego uzasadnienia w programie planowanej imprezy.

– inne koszty bezpośrednie: środki opatrunkowe, materiały plastyczne, naczynia jednorazowe, środki czystości (w rozsądnych ilościach), materiały techniczno-budowlane (paliki, linki, gwoździe, zaciski itp.) – w bardzo skromnych ilościach. Wszelkie inne koszty nie znajdujące się na powyższej liście prosimy konsultować. W przeciwnym razie faktura może nie zostać uznana przez Stowarzyszenie.

UWAGA 1: Koszty działań promocyjnych nie będą refundowane. Prosimy nie wpisywać takich kosztów po stronie Stowarzyszenia przy składaniu kosztorysu.

UWAGA 2: Przy przygotowywaniu kosztorysu bardzo zachęcamy do ograniczania (w miarę możliwości) liczby pozycji kosztorysu, na które wzięta będzie dotacja. O wiele łatwiej dla Państwa i dla nas będzie rozliczyć dotację przeznaczoną np. na całość wyżywienia i wynajmu obiektów i sprzętu – po jednej, dwie faktury na każdą pozycję – niż pokryć część kosztów w każdej czy prawie każdej pozycji. Zapraszamy do konsultacji w przypadku pytań.

Wiele osób spośród Państwa zastanawia się pewnie, jak będzie z dofinansowaniem na 28. Międzynarodową Parafiadę Dzieci i Młodzieży. Niewątpliwie dobrą rzeczą była możliwość dania dodatkowych pieniędzy z programu regionalnego tym z Państwa, którzy potrzebowali wsparcia w wysłaniu reprezentacji do Warszawy. Dofinansowanie będzie przyznawane na podstawie porozumień o współpracy i będzie mogło objąć jedynie przejazdy. Ci z Państwa, którzy chcą otrzymać takie dofinansowanie, powinni uwzględnić to w składanych wnioskach i określić potrzebną kwotę. Postaramy się, by konkretne pieniądze znów ułatwiły potrzebującym dzieciom z Państwa regionów udział w Parafiadzie.

W związku ze strukturą mechanizmu dofinansowania, otrzymanie dotacji na transport na 28. MPDiM będzie skutkowało zwiększeniem wymaganego wkładu własnego zgodnie z podaną wcześniej proporcją.